Produtividade: Hacks para otimizar seu tempo

Reuniões

Você já se pegou pensando onde estou no meio de uma reunião? Normalmente isso acontece quando o assunto principal já sumiu no tempo desperdiçado de quem está lá. Muitas vezes as reuniões se tornam ineficientes e improdutivas quando não possuem um objetivo, tema, duração e principalmente respeito pelo acordado.

E normalmente o resultado destas reuniões mal feitas é simplesmente a perda de dinheiro e tempo.

Neste post vamos mostrar algumas dicas para te ajudar reverter esse cenário:

1) Tempo de Duração e Momento da Reunião:

Quando agendar uma reunião, defina um tempo de duração racional de acordo com o tema. Dentro deste tópico, reserve os 5 minutos iniciais para que todos se ajeitem e participem da reunião desde o início. Atrasos não devem ser tolerados, e por respeito aos demais participantes, a reunião deve começar como estipulado.

O Responsável pelo evento deve estar no local com antecedência e garantir que está tudo pronto para começar no horário.

Não marque reuniões, em horários extremos de saída. Começar próximo ao horário do almoço ou ao final do dia, pode trazer ansiedade, e deixar os funcionários impacientes para sair.

2) Deixe claro o assunto a ser discutido:

Um grande erro, e que normalmente vem da parte dos gestores, são reuniões

sem uma pauta definida. Quando o tema é aberto, ou muito genérico, aumentam as chances de que ela se torne longa e sem objetivo.

Definir a pauta e informar aos participantes previamente, assim eles podem se preparar sobre o assunto.

3) Dispense formalidades, deixe-os interagir:

O primeiro ponto é não confundir com informalidades, todas as reuniões precisam ser encaradas com a formalidade devida.

Sempre separe os primeiros minutos da reunião para uma conversa informal, uma história de sucesso ou mesmo um agradecimento, enquanto os participantes estão se acomodando.

Comece as reuniões com assuntos mais leves, deixe assuntos mais críticos, más notícias ou feedbacks negativos para o final.

Uma atmosfera simples e sem formalidades excessivas, deixa as pessoas mais abertas para falar e expor opiniões, pois se sentem mais confiantes e dispostos. Muitas das vezes ideias que são avaliadas como simples, podem ser omitidas quando existe um excesso de formalidade. É extremamente importante que todos os presentes mostrem suas opiniões, a diversidade de visões é onde aparecem as melhores ideias.

Deixe que as pessoas falem antes do “chefe”. Muitas das vezes ter uma opinião contraria, constrange as pessoas.

Garanta que os convidados sejam realmente importantes para o tema.

4) Conclua a reunião, tenha os próximos passos e ações bem definidas:

Toda reunião efetiva é concluída e as próximas ações traçadas. Com isso uma Ata é essencial para formalizar isso.

A Ata é o documento formal da reunião e deve ser compartilhado com todos, lá devem constar os assuntos tratados, as decisões tomadas, e os próximos passos com responsável e data de conclusão.

Neste post você viu algumas ideias para trazer mais produtividade e eficácia para suas reuniões. Tem ideias interessantes? Compartilhe conosco!